Hobbelcategorie: Onvoldoende delen van problemen

Omschrijving
Experimenteren in de fysieke omgeving. Dingen anders doen. Dat roept een associatie met een eindeloos en taai gevecht met beleidskaders, wetten, procedures en vergunningen (die in dit geval zandwinning betreffen). Terughoudendheid om dingen anders te doen wordt vaak ingegeven door de gedachte dat beleid, procedures en regels dit welhaast kansloos zouden maken.

Interventie
Met de vergunningsautoriteit werd al vroeg samengewerkt met het oogmerk het experiment in te passen in een al vergunde put. Daarbij is nadrukkelijk naar de kansen gezocht in plaats van naar de belemmeringen.

Leereffect

1     Zoek vroegtijdig de samenwerking met de bevoegde autoriteiten: Zeer constructief en open overleg bleek  mogelijk met de vergunningsautoriteit, vanzelfsprekend zonder dat een card blanche gegeven kon worden op voorhand. Op grond van de verwachte positieve effecten kon dit ingepast worden in het werkplan voor exploitatie van de zandwinput.

2     Sluit op basis van een eerste verkenning van het beleidskader, regels en procedures aan bij het denkkader van de bevoegde gezagen:  De les is overigens ook dat er aangesloten is bij de richting van ontwikkeling van denken over zandwinning bij het bevoegd gezag. Die was vooraf in kaart gebracht, dat bleek nuttig.

Omschrijving

Voor de provincie was de zandmotor vooral meer recreatie ruimte en een grotere veiligheid, dus argumenten die vooral de bewoners van de kustgemeenten aan zullen spreken. Het recreatieruimtekort gesignaleerd in het ‘Zuidvleugeldebat’ zadelde de provincie op met concrete recreatieruimte doelstellingen. Daar paste  steun voor  ‘experimenteren met kustonderhoud ten laste van de burgers’ zeker niet bij.  Steun van de provincie en zeker een financiële bijdrage van de provincie moest gewoon hard, tastbaar, verantwoord worden.

Dat paste niet bij presentatie van Waterdienst die het idee  Zandmotor aanvankelijk presenteerde als een morfologisch experiment voor kustonderhoud, waarvoor ook onder water varianten en eilanden reële alternatieven vormden.  De regionale directie van Rijkswaterstaat wilde natuurlijk graag het noodzakelijk kustonderhoud zoveel mogelijk in de pilot stoppen en hadden daarom een voorkeur voor een locatie ten zuiden en nabij Ter Heijde, de plaats met de grootste onderhoudsbehoefte.

Interventie

De interventie werd ingezet door de Waterdienst, die de positie van RWS verbreedde, het ‘experiment’ centraal stelde en op zoek ging naar oplossingsruimte in andere functies en bij andere partijen. De interventie betrof een verandering in scope. Toen eenmaal de impasse onder ogen werd gezien en niet meer in eerste instantie gestuurd werd op een zo groot mogelijke kosteneffectiviteit, werd er meer gekoerst over de boeg van innovatie en de functies recreatie en natuur. En daardoor ontstond de noodzakelijke ruimte om partijen verder op te lijnen.

Concreet werd vervolgens een workshop georganiseerd in Den Haag waar de inzet was het genereren van een set alternatieven die in het MER zouden worden vergeleken. In de workshop was op zich geen sprake van het doen van een keuze, maar vooral van het inkaderen van de scope, welke alternatieven wel en niet te beschouwen. Daarmee stond feitelijk wel de discussie locatie-vorm centraal, uitgewerkt naar de triade kustonderhoud-natuur-recreatie.

Leereffect

1     Het aanpassen van de argumentatie kan impasses doorbreken: Wat geleerd is over het verloop van het proces is dat elke partij probeert de voor hem relevante argumentatie aan het project te koppelen en zo nodig op deze argumentatie ook het ontwerp aan te passen. Het aanpassen van de argumentatie kan de (ontwerp)ruimte bieden om een impasse te doorbreken.  Een experiment alleen als experiment presenteren kan nooit op voldoende draagvlak rekenen.

2     Continu aandacht voor het beïnvloeden van argumentaties en framen van een experiment is nodig: In de MER gerelateerde workshop over varianten en functies zijn stappen gezet, die terugkijkend, medebepalend zijn geweest. Maar natuurlijk hebben voorafgaand aan de workshop en ook daaropvolgend vergelijkbare processen van argumentatie vinden, argumentatie beïnvloeden en experiment framen plaatsgevonden. Zo zijn de alternatieven uit de workshop nog verder aangepast en zijn ook nog enkele nieuwe varianten in ogenschouw geweest, zoals varianten op de onderwatersuppletie, maar omdat de provincie in alle gevallen voor de recreatie de zandmotor boven water wilde zien, zijn deze ook afgevallen. Het framen gebeurde daarbij op verschillende niveaus, binnen de projectgroep en op bestuurlijk niveau, soms met verschillende accenten wat betreft de argumentatie. Zo was voor de provincie extra recreatieruimte bepalend zonder dat dit aan een expliciete en toegankelijke locatie was gekoppeld. De gemeenten vooral de ongestoorde ontwikkeling van de badplaatsen.

3     Besef dat, achteraf bezien, iedere bijeenkomst uit een hele reeks cruciaal kan zijn:  Tijdens de  workshop werden varianten ontwikkeld, getekend en bediscussieerd. Waar sommige partijen defensief binnenkwamen en bijvoorbeeld een meer zuidelijke onderwatervariant wilden, of daar juist mordicus tegen waren, of met heel specifieke denkbeelden over de recreatievarianten, opende de workshop de ruimte voor het zoeken naar de mogelijkheden en synergie waar het locatie en vorm in de triade kustveiligheid, natuur en recreatie betrof.  Dat had niet zo hoeven lopen in deze bijeenkomst. De les is ook niet dat een MER gerelateerde workshop cruciaal is maar dat in de schaduw van beweging bij een belangrijke partij kansen ontstaan en dat in een reeks van bijeenkomsten alleen achteraf duidelijk is waar grote sprongen voorwaarts zijn gemaakt. De crux is het orkestreren van het gehele proces van bestuurlijke, projectgroep en stakeholderbijeenkomsten, zodanig dat een duidelijk Leitmotiv duidelijk wordt, dissonanten worden voorkomen en kansen benut worden.

Omschrijving
Aanvankelijk had ieder zijn eigen rol: d erpovincie was eigenaar van het porject, het waterschap de beheerder in de toekomst. Wie bepaalt welke functionele eisen je aan het project moet gaan stellen? daardoor trad vertraging op in het maken van keuzes en komen harde planningen onder druk te staan.Daarnaast speelde de tijddruk met het oog op het uitvoeren van het HWBP-project kustversterking Zeeuws-Vlaanderen, vooral bij het waterschapInterventie

projectmanager heeft intern betrokkenen bij elkaar gezet voor crisisoverleg. Opnieuw gewezen op het bestuurlijk vastgestelde kritische tijdpad om besluitvorming te forcerenLeereffect
  • bij complexe processen vooruitdenken om vertraging in kritische planning eigen projectdoelen de baas te blijven
  • projectleiders per deelproject tijdig aanstellen
Omschrijving
RWS is een grote organisatie. Binnen en buiten het project zijn er verschillende culturen die invloed hebben op de samenwerking. 
Interventie
Interne en exterene omgeving zijn op bestuurlijk niveau meegenomen in de ontwikkelingen van het project om een optimale samenwerking te realiseren.
Leereffect
Bestuurlijke commitment van de top van RWS (hebben en houden) is essentieel voor het project.

Omschrijving

Wet en regelgeving, vergunningen en procedures vormen een belangrijk aandachtsgebied wanneer realisatie van een fysiek experiment in zicht komt. Dat kan zowel leiden tot het over het hoofd zien van belangrijke details bij de voorbereiding alsook tot inschattingen aan de zijde van de bevoegde gezagen waarop teruggekomen moet worden. Hoe aan timing, coördinatie en afstemming  met bevoegde gezagen vorm te geven is de kern van deze uitdaging. Wachten tot het detailontwerp klaar is kan tot vertraging leiden, met een heel ruw ontwerp kan een bevoegd gezag echter weinig aanvangen.

Interventie

De interventie betrof
vroeg en veelvuldig samenwerken met de bevoegde gezagen om procedures vlot te
kunnen doorlopen en mogelijke haperingen te signaleren.

Leereffect

Neem de voorzieningen voor monitoring van meet af aan mee, en als dit niet mogelijk is, besef dat latere toevoegingen wellicht ook instemming behoeven of zelf onder de vergunningplicht vallen. Bij experiment Workummerwaard wordt onder meer van een glasvezelgrid onder de pilot gebruik gemaakt (zie rode lijn in de figuur ‘Pilot bij de kust Workummerwaard’), een experiment in een experiment. Dat heeft tot vertraging geleid omdat de ontstane ideeën voor monitoring ook vergund moesten worden.

Vroeg samenwerken met de vergunningverlenende autoriteiten helpt vaak voor de afstemming. Blijf wel alert dat inschattingen van autoriteiten geen rechten opleveren, er kan iets over het hoofd gezien worden dat later toch een knelpunt oplevert.

Gevoel voor timing en communicatie, die heb je als procesmanager nodig voor voorbereiding en realisatie experiment. Dat is niet ingewikkeld maar daar heb je wel gevoel en vaardigheid voor nodig en daar moet je in investeren.

Omschrijving
Deze praktijkervaring gaat over dijkvernageling tijdens de voorgenomen pilot dijkversterking Bergambacht-Schoonhoven. Er werd interne weerstand ervaren binnen het waterschap.
Interventie
Als betrokkene bij Inside heb ik een intern gesprek geinitieerd met het management en met de projectleider met als doel om de pilot tot uitvoering te brengen.
Leereffect
Resultaat was dat er geen akkoord werd bereikt. Als leerervaring heb ik meegenomen, dat;
– je op voorhand inzicht moet hebben in de risioverdeling, aangezien hier veel vragen over werden gesteld. Het moet van te voren duidelijk zijn wie welke risico’s wil en kan dragen.
– in de huidige organisatie kan innovatie als een bijkomend probleem ervaren worden inplaats van een kans om nieuwe mogelijkheden toe te passen, die kunnen leiden tot minder kosten voor dijkversterking.

Omschrijving

De stakeholders in het gebied peripieren tegenstrijdige korte en lange termijn belangen. De schelpdiersector beseft de eigen afhankelijkheid van het goed ecologisch functioneren van het Oosterschelde ecosysteem  de problemen die de zandhonger met zich meebrengen en de noodzaak tot effectieve maatregelen. Maar korte termijn sediment (zand) op de percelen is echter een urgent probleem voor de kwekers. Voor de kweek van oesters en mossels is het nadelig als er zand op de percelen terecht komt of er vertroebeling optreedt tijdens de suppletiewerkzaamheden. Voornemens tot zandsuppleties vallen dan ook veelal niet in goede aarde bij de kwekers.

Interventie

De interventie is overleg om de percepties helder te krijgen en een basis te creëren voor overleg over een oplossing. Het overleg met de schelpdiersector had als doelstelling vertrouwen te creëren door overleg over randvoorwaarden te voeren. Overleg met de kwekers leidde tot het opstellen van randvoorwaarden betreffende het sediment in de waterkolom (een beperkte verhoging van de omgevingswaarde als plafond), planning van werkzaamheden en technische uitvoering. Ook is een plafond aan zwevend stof gehalte vastgelegd waarboven werkzaamheden stilgelegd worden.

Leereffect

Het effect van de interventie was creatie van voldoende draagvlak om het experiment door te laten gaan, hoewel de mosselkwekers wel kritische volgers bleven. De technische uitvoering heeft veel geleerd over onder meer het gebruik van een perskade (zie foto) om omgevingseffecten te minimaliseren.

Omschrijving

De recreatie en ruimte doelstellingen maken openbare toegankelijkheid van de Zandmotor strikt wenselijk. Zwemveiligheid staat op de agenda vanaf de start van de voorbereidingen, bijvoorbeeld rond de mogelijkheid van vorming van muien. De keuze voor een ontwerp met een lagune wakkerde de discussie verder aan vanwege de getijdengeul die hiermee kan ontstaan over een grote lengte van het strand.

Interventie

Er is niet getracht de kennis over effecten op zwemveiligheid vooraf aan de aanleg te vervolmaken. Dit werd met de huidige stand van morfologische modellen ook niet mogelijk geacht. Er is gekozen voor een arrangement waarin Rijkswaterstaat en de provincie nauw samen werken met de reddingsbrigades van Monster, `s-Gravenzande en Den Haag  en de veiligheidsregio. Versterking van deze reddingsbrigades in combinatie met goede monitoring vormt de basis. In geval van onveilige situaties kondigt de provincie een zwemverbod af.

Leereffect

Het blijkt dat bestuurders zeer wel onzekerheid rond een voor hen belangrijk onderwerp kunnen accepteren als er maar een passend arrangement tot stand komt dat de beheersbaarheid van situaties zeker stelt. Ook geleerd is dat ‘een kat in het nauw vreemde sprongen kan maken’,  in 2012 zijn er in een weekeinde basaltblokken in de ingang van de geul gestort, omdat de hoge stroomsnelheden in deze geul een gevaar voor zwemmers vormden. Die blokken verstoren het experiment, er lagen afspraken dat in geval van urgentie in overleg met de inhoudelijk deskundigen oplossingen met zand zouden worden ingezet.
Een aandachtspunt om beheersafspraken nog beter vooraf te regelen, zodat ook in geval van urgente situaties op ongelukkige momenten, zoals in het weekend, de juiste maatregelen worden getroffen. Hier is inmiddels een Actieteam voor in het leven geroepen, bestaande uit RWS, PZH en betrokken veiligheidsinstanties.

Bij alle partijen uit de driehoek staat het eigen belang, zelfbehoud en continuïteit voorop. Hierdoor  worden problemen onvoldoende gedeeld. Partijen stellen  zich te weinig kwetsbaar op om het te hebben over problemen, waardoor kansen voor innovatie  om een oplossing te versnellen niet benut worden. Een gevolg hiervan is dat men elkaar gevangen houdt in onwetendheid door gebrek aan kennis van elkaars werelden.

De technici weten te weinig van bestuurlijke proces, de ambtenaren weten te weinig van de techniek, de financiële betrokkenen weten te weinig van beide. Het vormt een grote uitdaging om mensen uit deze impasse te krijgen en ervoor te zorgen dat er voldoende vrijheid en ruimte is om open over problemen te praten (zonder dat er direct contractuele consequenties aan verbonden zijn).

Een suggestie is om meer tijd te nemen om elkaar te leren kennen en vertrouwen op te bouwen.

Omschrijving
Binnen het Inside project is het innovatieve karakter van het project onderschat. Een innovatie traject brengt per definitie onzekerheden met zich mee. Onzekerheden in ’tijd’ en ‘geld’. Door het onderschatten van de grootte van deze onzekerheden ontstond additionele vertraging en irritatie bij zowel de marktpartijen als de opdrachtgever . Denk hierbij bijvoorbeeld aan extra overleggen om tot een besluit te komen en wie welke kosten en risico”s zou dragen van vooraf niet voorziene werkzaamheden.Daarnaast heeft het innovatieproces een cyclische/ iteratieve aard en valt niet/ moeilijk te sturen qua tijd en kosten tegelijk. Hierdoor is het inschatten van tijd/ kosten voor het doorlopen en afronden van deze fase lastig en kunnen resultaten, met name voor de initiërende partijen, (te) lang op zich laten wachten.
Interventie
Er is diverse malen gesproken met diverse partijen en getracht open en transparant het proces in te gaan, maar de praktijk bleek weerbarstiger, waardoor extra overleggen nodig bleken te zijn. Er had beter sturing op kunnen zitten dan nu het geval is geweest.
Leereffect
Achteraf is in beeld gebracht op wat voor manier het innovatieproces beter beheersbaar kon worden. Tegelijkertijd biedt een beheersbaar innovatieproces ook de mogelijkheden om met de betrokken partijen eens te worden over de (gezamenlijke) inzet in tijd, menskracht en middelen. Belangrijk is dan ook om wederzijds begrip te hebben voor de fase waarin het innovatieproces zich bevindt en wanneer enkele stappen (voor of achteruit) worden gezet.